就業規則は会社の基本的なルールですが、作成に当たってはいくつかのポイントや注意点があります。本コラムでは、それらについて弁護士が分かりやすく解説します。
１ 就業規則とは？
就業規則とは、簡単に言えば、労働者の労働条件に関する会社内のルールです。
労働者の労働時間や賃金に関する定め等がさだめられることが一般的です。
「賃金規定」、「退職金規定」や「懲戒規定」というように、特定の事項を定めたものであり、名称が「就業規則」ではないものも、法律上は就業規則にあたります。
２ 就業規則の位置づけ
就業規則は労働者の労働条件に関するルールでありますが、基本的には、使用者が作成するものです。
労働者の労働条件等を定めるものとしては、労働関係法規、労働協約（労働組合と使用者との間で締結される取り決め）、就業規則、労働契約に大きく分けられます。
これらは、優先関係があり、労働関係法規＞労働協約＞就業規則＞労働契約という優先関係にあります。
つまり、国会等で定められた労働関係法規（法律等）が最も優先するものであり、労働協約や就業規則はそれに反することは認められませんし、就業規則が労働協約に反することも認められません。
３ 就業規則の作成・届出義務
労働基準法８９条により、常時10人以上の労働者を使用する使用者に就業規則の作成が義務付けられています。この10人の中には、契約社員やアルバイト、パートタイム労働者も含まれます。この義務に違反すると、３０万円の罰金が科されることになります。
また、就業規則を作成する義務だけでなく、作成した就業規則を管轄の労働基準監督署に届け出る義務もあります（労基法89条）。
届け出る前には、労働者の過半数で組織する労働組合又は労働者の過半数を代表する者等の意見を聴取して意見書を作成し、就業規則と併せて提出しなければなりません（労基法90条）。なお、意見書は労働者側に記入してもらうことになっており、記入を断られたときには、代わりに経緯等を記載した報告書を提出する必要があります。
就業規則の作成が義務付けられていない企業であっても、就業規則は、労働条件を明確にするもので、労使双方にとって労働条件を明確にするものですので、できるだけ作成した方が良いでしょう。
４ 就業規則に記載する事項
就業規則に記載する事項について具体的に解説します。
（１） 記載が義務付けられている事項（絶対的記載事項）
就業規則に記載する事項には、記載が義務付けられている事項があります。
これを絶対的記載事項といいます。
絶対的記載事項として定められているのは以下の事項です。
ア 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交代に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
イ 賃金（臨時の賃金等を除く。）の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
ウ 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
つまり、労働時間や休憩・休日・休暇に関するルール、給料の算定や支払い・昇給に関するルール、退職に関するルール（退職事由や定年制など）、解雇の種類（普通解雇・懲戒解雇・整理解雇）や事由（それぞれの解雇がどのような場合に可能か）についてのルールを記載しなければならないのです。
（２） 記載が義務付けられていない事項（相対的記載事項）
絶対的記載事項に対して、記載が義務付けられていないが、そのような制度を設ける場合には記載しなければならないとされている事項を「相対的記載事項」といいます。
相対的記載事項とされているのは、以下の事項です。
ア 退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項
イ 臨時の賃金等及び最低賃金に関する事項
ウ 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる場合に関する事項
エ 安全及び衛生に関する事項
オ 職業訓練に関する事項
カ 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
キ 表彰及び制裁についてその種類及び程度に関する事項
ク その他事業場の労働者のすべてに適用される事項
特に、表彰及び制裁における制裁とは「懲戒処分」のことであり、使用者が懲戒処分を行う場合は就業規則に定めておくことが必要です。懲戒処分について就業規則の定めがない場合、労働契約書に詳細な懲戒に関する規定が定められていなければ懲戒処分（懲戒解雇含む）は許されません。従業員が明らかに懲戒解雇に相当するような背信行為を行っても、懲戒解雇は許されないという事態が生じます。
５ 就業規則の法的効力
適法に作成等した就業規則には下記のような法的効力があります。
（１）契約規律効
労働契約法７条により、就業規則は、内容が合理的であり、周知されていれば、法的効力を持つこととされています。
つまり、要件を満たせば、就業規則の内容が労働契約の内容になるということです。
周知とは、労働者が就業規則を知ろうと思えば知ろうとすることのできる状態に置くことをいいます。
周知の方法としては、紙に印刷したものを従業員に個々に配布する、紙媒体のものを誰でも読める状態で就業場所に置いておく、インターネット上のフォルダに保存しておく等の方法があります。
就業規則に労働条件等を規定していたとしても、周知されていなければ法的効力がありませんので、従業員との紛争に発展する場合などを見越して、周知を行うことは非常に重要です。
（２）最低基準効
労働契約法12条は、「就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については、無効とする。この場合において、無効となった部分は、就業規則で定める基準による。」と定めています。
これはつまり、就業規則で定める基準に達しない労働条件（就業規則よりも労働者に不利な労働条件）を定める労働契約（労働者と使用者との合意）は無効であり、無効となった部分は、就業規則で定める基準によるということです。
例えば、就業規則で定めるよりも低い金額の賃金額を労働契約で定めた場合、当該部分の労働契約は無効であり、賃金額は就業規則が定めるものになるということです。
６ 就業規則の変更による労働条件の変更
労働条件を適法かつ有効に変更する方法はいくつかあります。
①使用者と労働者との合意により変更する（労働契約法8条）、②就業規則の変更により変更する（労働契約法9条、同法10条）、③労働協約により変更する（労働組合法14条以下）
① については、そもそも雇用契約は使用者と労働者との合意に基づくものですので、その原則通り、当事者の合意があれば労働条件を変更することができるとされています。
② について、労働契約法10条において、「変更後の就業規則を労働者に周知させ、かつ、就業規則の変更が、労働者の受ける不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性、労働組合等との交渉の状況その他の就業規則の変更に係る事情に照らして合理的なものであるときは、労働契約の内容である労働条件は、当該変更後の就業規則に定めるところによるものとする。」とされています。
このように、就業規則の変更が適法であるか否かについては、具体的な事実関係を考慮し、判断されることになります。
③ については、個別の労働者と異なり、労働組合等の労働者の集団と使用者との関係になりますので、個別の労働者に対するものとは別の配慮が必要となります。
②について、例えば、労働者の賃金の金額を減らす場合、減らす金額の大きさ、賃金を減らす理由（使用者の経済的な事情等）や使用者と労働組合（労働者）との交渉の経過等の諸要素を総合的に考慮して、就業規則の変更が合理的であるかどうかが判断されることになります。
このように、一旦就業規則で労働条件を定めた場合、それを後になって変更することにはかなり高いハードルがありますので、就業規則の作成は、将来的な予測も持ったうえで行うことが重要です。
７ 就業規則作成上の注意点
次に、就業規則を作成する上で注意するべき点について解説します。
（１）パート社員・契約社員用の就業規則
パート社員や契約社員については、正社員とは労働条件が異なるため、正社員用の就業規則とは別にパート社員用、契約社員用、それぞれの就業規則を作成することが通常です。
例えば、パート社員や契約社員についての、病気になったときの休職についての扱いや、年次有給休暇の日数、賃金体系などは、パート社員や契約社員と正社員では異なるのが通常ですので、それを反映した就業規則を作成することが必要です。
また、パート社員、契約社員の就業規則を作成するときは、「同一労働同一賃金ルール」や「雇止め法理」、「無期転換ルール」など非正社員独自のルールに注意することが重要です。
（２）企業の実態に即した就業規則を作成する
就業規則に記載する事項については、記載すべきことや順番等は大方、決まっており、書式集やインターネット等で参考にすることができます。
もっとも、細かい労働条件は、企業ごとに異なることがありますので、一般に公開されている書式をそのまま使うことには注意が必要です。
一度作成した就業規則を事後的に変更することは容易ではありませんので、それぞれの企業の実態に即した就業規則を作成することが重要です。
８ 新生活様式に合わせて注意するべきポイント
新型コロナウイルス感染症の流行により、社会全体の生活様式が以前と比べて変化してきています。それに伴い、従業員の労働条件を変更する必要も出てきていますので、以下では、代表的なものをいくつか紹介します。
（１） テレワークについて
新型コロナウイルス感染症の流行により、オフィスに出勤せず、労働者が各自の自宅で仕事をするテレワーク（在宅勤務）が世の中で以前よりも広く行われるようになりました。
テレワークについても、もちろん労働者の勤務形態という労働条件ですので、就業規則に規定する必要があります。
まず、「テレワーク」の定義を定める必要があります。テレワークの中にも、従業員の自宅で仕事を行わせる形態もありますし、モバイル勤務（社外で情報通信機器を用いて行う勤務）、サテライトオフィス（会社所有の所属事業場以外の会社専用施設又は会社が契約している他会社所有の共用施設）において仕事を行わせる形態等がありますので、会社が採用する形態に合わせて、テレワークの定義を定める必要があります。
（２） 時差通勤について
新型コロナウイルスへの感染リスクを減らすために、従業員に時差通勤をさせる企業も多く見受けられます。テレワーク（在宅勤務）が可能な従業員であれば、テレワークを命じることが感染リスクを減らすうえで最も有効ですが、職務内容等からテレワークがどうしてもできない従業員を抱える企業もあります。そのような企業にとっては、時差通勤は、従業員の感染リスクを減らすかなり有効な手段といえます。
もちろん、従業員に自主的に早めに出勤することを呼びかけることも考えられますが、より実効性のある手段としては、使用者が従業員の始業時刻及び終業時刻を変更することです。
例えば、「事業場の所在地において緊急事態宣言等の措置が実施された場合は、始業時刻・終業時刻を変更することがある。」という旨の規定を置くことが考えられます。
（３）新型コロナウイルス等に感染した従業員が発生した場合の対応について
新型コロナウイルスに感染した従業員が発生した場合、そのまま勤務をさせると、他の従業員や顧客に感染させてしまうリスクがあります。他の従業員に感染させてしまった場合、会社の業務に支障が生じてしまうことになりますし、場合によっては、会社が安全配慮義務違反を問われることにもなりかねません。
そのため、就業規則において、新型コロナウイルスに感染した従業員に対して就業禁止（出勤停止）を命じることができる旨を定めておくことは重要です。
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