下請法に沿った注文書・発注書の書き方、記載事項の解説

この記事では、下請法上の親事業者の義務である「書面の交付義務」（いわゆる３条書面）について解説します。
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下請法の基礎知識

１　下請法とは？

下請法は、正式名称を「下請代金支払遅延等防止法」といいます。
この法律が定められた目的（第１条）は、親事業者（発注者側）と下請事業者（受注者側）との取引の公正と、下請事業者の利益の保護とされています。すなわち、親事業者と下請事業者との間では力関係に偏りがある場合が多いため、法律によって親事業者に様々な義務を課し、やってはいけないことを明確にして、取引の公正さを実現しようという趣旨です。
そのため、親事業者に当たる事業者においては、下請法に則った取引関係の構築が必要となります。

２　下請法による親事業者の義務とは？

下請法によって、親事業者には大きく分けて４つの義務が課されています。

①　書面の交付義務（第３条）

親事業者が下請事業者に対して、前述したような下請法の対象となる取引を委託した場合、直ちに必要な記載事項が書かれた書面を交付しなければならない義務（詳細は後述します。）。
いわゆる「３条書面」と呼ばれるものです。

②　書類の作成・保存義務（第５条）

取引の内容を記載した書面を作成し、２年間保存しなくてはならない義務。
いわゆる「５条書類」と呼ばれるものです。

③　下請代金の支払期日を定める義務（第２条の２）

下請代金の支払期日を、受領日（実際に物が納品された日）または役務を提供した日から６０日以内に定めなくてはならない義務。
注意点としては、検査日・検収日を定める場合でも、起算点が受領日とされていることが挙げられます。「月末に締めて翌月の末日に支払う」という場合でも、起算点は月末ではなく受領日になります。
したがって、各取引についてこの６０日以内の支払期日が守られているか、管理が必要になります。

④　遅延利息の支払義務（第４条の２）

下請代金を支払期日までに支払わなかったときに、遅延利息（現在は年率１４．６％）を支払わなくてはならない義務。

３条書面についての解説

上記の通り、親事業者には４つの義務が課されていますが、下記では、その内の「書面の交付義務（第３条）」について詳しく解説していきます。

１　親事業者の書面の交付義務――いわゆる「３条書面」とは？

⑴　書面の交付義務（第３条）

下請法第３条１項には下記の定めがあります。

親事業者は、下請事業者に対し製造委託等をした場合は、直ちに、公正取引委員会規則で定めるところにより下請事業者の給付の内容、下請代金の額、支払期日及び支払方法その他の事項を記載した書面を下請事業者に交付しなければならない。

下請取引においては、口頭で発注される例が多くみられ、取引条件が不明確だったり後にトラブルになったりすることがあったため、発注時に取引条件等を具体的に記載した書面を交付することが親事業者に義務付けられました。
したがって、例えば口頭や電話で注文内容を伝えるのみで３条書面を交付しない場合には、下請法違反ということになってしまいます。
この条文により親事業者に交付が義務付けられている書面は「３条書面」と呼ばれています。
３条書面は発注をした場合には「直ちに」交付することが義務付けられています。例えば、急ぎの注文を電話などの口頭で伝えた場合でも、すぐに注文書等を作成して交付する必要があります。日を空けずに交付するようにしましょう。

また、特に製造委託の下請においては、将来の発注計画を「内示」という形で先に示し、個別の発注は後で都度行うという手法がとられることがあります。
「内示」は形式的には正式な発注ではないので、正式な発注があるまでは３条書面を交付する義務はないというのが原則です。
ただし、「内示」であっても、提示された時点で下請事業者が製造等に着手しなくてはならない状況だとすると、その「内示」は実質的に発注であると解釈される可能性があります。この場合には、「内示」の時点でも、３条書面を交付する義務が生じますし、「内示」で示した数量を受領しなければ、受領拒否（下請法４条１項１号）として下請法違反にもなりますので注意が必要です。

なお、３条書面には特に決まった形式・様式があるわけではありません。書面の題名・タイトルについても制限はありませんから、「契約書」でも「発注書」「注文書」でも良いということになります。大切なのは、次の⑵で述べるように、必要な記載事項が書かれているかどうかという点になります。

⑵　注文書（３条書面）に記載すべき具体的な必要記載事項

３条書面に記載すべき具体的な項目については、公正取引委員会規則（「下請代金支払遅延等防止法第三条の書面の記載事項等に関する規則」第１条）に定められています。

①　親事業者及び下請事業者の商号・名称（事業者別に付された番号、記号等でも可）
②　製造委託、修理委託、情報成果物作成委託又は役務提供委託をした日
③　下請事業者の給付（又は提供される役務）の内容
④　給付を受領する期日（又は役務を提供する期日・期間）
⑤　給付を受領する（又は役務を提供される）場所
⑥　下請事業者の給付の内容（又は提供される役務の内容）について検査をする場合は、その検査を完了する期日
⑦　下請代金の額
⑧　下請代金の支払期日
⑨　下請代金の全部又は一部の支払につき手形を交付する場合は、その手形の金額及び満期
⑩　下請代金の全部又は一部の支払につき、一括決済方式によって支払をする場合には、下記の事項
イ　金融機関の名称
ロ　金融機関から貸付け又は支払を受けることができることとする額
ハ　下請代金債権相当額又は下請代金債務相当額を金融機関に支払う期日
⑪　下請代金の全部又は一部の支払につき、電子記録債権を利用する方法で支払う場合には、下記の事項
イ　電子記録債権の額
ロ　電子記録債権の支払期日（満期日）
⑫　原材料等を親事業者から有償支給する場合には、その品名、数量、対価、引渡しの期日、決済期日、決済方法

必要な記載事項が多い様に思えますが、シンプルな一例を示すと下記の様になります。

※下記⑶参照

支払期日は、日付による記載の他、支払制度を示して特定しても良いとされています（例：「毎月末日検収締切、翌月○日支払」など。）。なお、この場合には、具体的な支払期日が給付の受領から６０日を超えないように注意しましょう（下請法第２条の２第１項）。

また、上記のうち、特に③の「給付の内容」については、どのような仕事を委託されたのか、下請事業者が具体的に把握できるように記載しなくてはなりません。
例えば、製造委託の場合には、品目・品種、数量、規格、仕様などを具体的に記載することになります。仕様書や図面が別にある場合には、その旨を記載して、給付内容の特定をすることになります。
さらに、情報成果物の製作委託の際、下請事業者の知的財産権を親事業者に譲渡または許諾させる取引をする場合には、その譲渡・許諾についても「給付の内容」として３条書面に記載する必要があります（製造委託の場合でも、例えば金型を製造委託した上で、その設計図やデータ等の知的財産権の譲渡も取引に含まれるのであれば、「給付の内容」として３条書面への記載が必要となります。）。
譲渡・許諾の対象となる知的財産権の範囲を明確に記載するようにしましょう。

３条書面に記載される「給付の内容」は、後に親事業者が「委託した内容が実現されていない」として給付のやり直しを求める根拠にもなりますので、可能な限り具体化し、明確にする必要があります。

⑶　複数の下請取引において共通事項がある場合の書面の交付方法

下請取引では継続的な取引関係にある場合も多いと思われます。そのような場合に、各取引で共通する事項（例：支払方法、検収期間など）を「基本契約書」や「覚書」などにまとめて先に合意してしまい、各取引を行う際は個別に注文書や発注書などを発行するという取引方法も多く採用されています。
このような共通事項をまとめた書面に、上記①～⑫の必要な記載事項が定められている場合には、各取引の都度に発行する３条書面（注文書など）に重複して記載することは不要となります（公正取引委員会規則第４条１項）。
ただし、３条書面には、例えば「下請代金の支払い方法については令和○年○月○日付『基本契約書』による」などと記載して、対応関係があることを明確にする必要があります。

⑷　下請代金の記載の例外（算定方法による記載）について

下請代金については、発注時に定額で定められる場合もありますが、実際にかかった工数（所要時間）や材料費などの実費によって変動するというケースも多くあります（例えば、修理を始めてみないとどのような修理が必要かが分からない、すなわち修理にかかる時間や材料費などが分からない場合など。）。そのような場合には、上記⑦の「下請代金の額」についてはどのように記載したらよいでしょうか？
上記の公正取引委員会規則第１条２項には、下記の通りの定めがあります。

下請代金の額について、具体的な金額を記載することが困難なやむを得ない事情がある場合には、下請代金の具体的な金額を定めることとなる算定方法を記載することをもって足りる。

例：どれくらいの工数（所要時間）が必要か分からない場合

なお、具体的な算定方法が、３条書面とは別の書面に記載されている場合には、上記⑶と同様、対応関係を明らかにして引用することができます。

２　例外的な書面の交付方法――補充書面について

上記で述べた通り、３条書面は取引（発注）の都度、交付することが原則となります。
しかしながら、①～⑫の必要な記載事項のうち一部について、注文時にはその内容が定められないことがあります。このような場合について、下請法第３条１項は、次の通りの例外を置いています。

ただし、これらの事項のうちその内容が定められないことにつき正当な理由があるものについては、その記載を要しないものとし、この場合には、親事業者は、当該事項の内容が定められた後直ちに、当該事項を記載した書面を下請事業者に交付しなければならない。

この例外規定のポイントはa.①～⑫の内容が定められないことについて「正当な理由」があること、b.当該事項の内容が定められた後直ちに補充書面を交付すること、の２点です。

a.その内容が定められないことにつき「正当な理由」があること

ここでいう「正当な理由」がある場合とは、取引の性質上、①～⑫の必要な記載事項の内容について、注文時には決定することができない客観的な理由がある場合を指すとされています。
例えば、前例のない試作品の製造委託であるために最終的な仕様が定まっておらず、注文時には「給付の内容」や「下請代金の額」が定まらないケースなどは、この「正当な理由」があると考えられています。
なお、上記でも述べた下請代金の算定方法が記載できる場合には、その算定方法を記載する必要があり、この「正当な理由」があるとはならないということに注意が必要です。
また、３条書面に下請代金の仮単価を記載する例も多くありますが、仮単価はあくまで「仮の」単価であり、単価を定めて記載していることにはなりません。上記の通り下請代金の算定方法を記載するか、下請代金の額が定められないことにつき「正当な理由」がある場合には、補充書面で対応することになります。

b.直ちに補充書面を交付すること

①～⑫の必要な記載事項のうち一部について、注文時にはその内容が定められない場合でも、定められる事項については書面に記載して交付しなければなりません（この書面は「当初書面」といいます。）。
また、内容を定められず記載できなかった事項については、「内容が定められない理由」及び「内容を定めることとなる予定期日」を、当初書面に記載する必要があります（公正取引委員会規則第１条３項）。
「内容が定められなかった理由」については、上記a.の「正当な理由」があることが説明できる程度に具体的に書くようにしましょう。
また、「内容を定めることとなる予定期日」については、具体的な日にちが特定できるように記載しなくてはなりません。したがって、「○月○日」「発注日から○日」のような書き方が望ましいと考えられます（なお、結果的に「予定期日」が守られなかったとしても直ちに下請法違反にはならないとされています。）。
予定期日よりも早く、定まっていなかった内容が確定した場合には、直ちに補充書面を交付する必要があります。

そして、定められなかった内容が確定したときには、「直ちに」確定した内容を記載した補充書面を交付する必要があります。「直ちに」とは、すぐに、という意味ですから、日を空けずに交付するようにしましょう。
補充書面にも、特に決まった形式・様式はありません。
また、補充書面を交付する際は、その書面がどの当初書面を補充するものなのか対応関係が分かるようにしましょう（例えば同じ注文番号を付したり、「本『覚書』は、令和○年○月○日付『注文書』の記載事項を補充する書面である。」などと付記したりする方法があります。）。

３　３条書面の交付方法

３条書面は、紙の状態で交付することを原則として定められていますが、下請法第３条２項によって、電子メールに添付して送信する方法、ウェッブのホームページを利用する方法、CD－ROM等を交付する方法などの電磁的記録の提供の方法で交付することも認められています。
ただし、この方法を採る場合には、書面又は電磁的方法によって、あらかじめ下請事業者の承諾を得る必要があります（下請法施行令２条１項）。
また、電子メールに添付して送信する方法を採る場合には、当該メールを送信しただけでは交付したとはみなされず、下請事業者が当該メールを受信して添付ファイルをパソコンに記録させて初めて交付があったとみなされるとしていますので注意が必要です。

４　３条書面の違反の場合

３条書面の交付義務に違反した場合、その違反行為をした親事業者の代表者、代理人、使用人その他の従業者には、５０万円以下の罰金が科せられる可能性があります（下請法１０条１項）。

５　３条書面の具体例

３条書面の各ケース別の具体例としては、公正取引委員会の公開している「下請取引適正化推進講習会テキスト」（https://www.jftc.go.jp/houdou/panfu.html）が大変参考になります（令和３年１１月版では９７頁以下）。また、公正取引委員会では、各種パンフレット等の資料も公開しています。
上記ホームページから無料でダウンロードできますのでご活用ください。

６　３条書面と５条書類の関係

下請法５条では、取引の内容を記載した書面を作成し、２年間保存しなくてはならないという義務が定められています。
３条書面には、上記の通り、注文内容や下請代金の額、支払期日などが記載されており、５条で保存しなくてはならない書類の必要的記載内容と重複する部分が多くあります。
したがって、３条書面の写しを５条書類の一部とすることができます。
ただし、３条書面は発注時に発行されるものであるため、例えば実際に給付があったのはいつであるか、実際に支払われた下請代金の額はいくらか、支払われた日付はいつかといった情報は記載されていません。すなわち、５条書類として作成・保存しなくてはならない書類の必要な記載事項は、３条書面だけでは賄えませんので、注意が必要です。

まとめ

この記事では、下請法上の親事業者の義務である「書面の交付義務」（いわゆる３条書面）について解説してきました。
３条書面が正しく交付されているかどうかは、下請取引関係の重要なスタート地点と言えます。下請法に沿った運用がなされるよう、記載事項や交付時期・交付方法を確認しましょう。

■この記事を書いた弁護士
弁護士法人グリーンリーフ法律事務所
弁護士 木村 綾菜
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